LA FATTURA ELETTRONICA
La legge di bilancio 2018 ha introdotto l'obbligo della fatturazione elettronica sia per i soggetti passivi IVA ( aziende e professionisti) e sia verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.
L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
Per supportare gli operatori Iva, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione diversi servizi gratuiti per predisporre agevolmente le fatture elettroniche, per trasmetterle e riceverle, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche correttamente emesse e ricevute.
È sempre possibile utilizzare software e servizi reperibili sul mercato, purché conformi alle specifiche tecniche allegate al citato provvedimento del 30 aprile 2018.
Cos’è la fattura elettronica e che differenze ci sono con la fattura di carta?
La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:
1) va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone
2) deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:
1) verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonchél’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale ilcliente desidera che venga recapitata la fattura
2) controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna inmodo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.
Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica?
La fatturazione elettronica sara obbligatoria per moltissime imprese. Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto:
1 ) “regime di vantaggio” (di cui all'art.27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni,dalla legge 15 luglio 2011, n. 111)
2) quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all'art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).
3) le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari e extra comunitari.
Nota bene! i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola emissione di fatture elettroniche, ma comunque dovranno attrezzarsi per ricevere i documenti in formato elettronico.
Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.
A tali categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per leggedall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazioneelettronica.
Quali sono i vantaggi della fattura elettronica ?
La fatturazione elettronica innanzitutto permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti.Quest’ultima può essere eseguita gratuitamente aderendo all’apposito servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.
ATTENZIONE potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che glierrori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati.
Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessaviene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporticommerciali tra clienti e fornitori.
La fattura elettronica, poi, determina ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale.
1) per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture (cioè soggetti che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall’art. 22 delDpr n. 633/1972) e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell’Agenzia stessa, viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva (artt. 23 e 25 del Dpr n. 633/1972)
2) per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni (ci si riferisce al termine di decadenza di cui all'art. 57, primo comma, del Dpr n. 633/1972 e al termine di decadenza di cuiall’art. 43, primo comma, del Dpr n. 600/1973).
3) qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono – in qualsiasi momento– consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online
Nota bene: se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cuiall’art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazionedell’Iva a carico del cliente.
COME PREDISPORRE, INVIARE E RICEVERE L’E-FATTURA
Come si predispone una fattura elettronica
Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:
1) un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
2) un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:
una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del
sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete)
un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete)
un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli storeAndroid o Apple (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione inrete).
In alternativa è possibile utilizzare software privati in gradi di gestire tutto il percorso: la creazione del file, l'invio del file, la ricezione dei files e la conservazione dei documenti.
Come si invia una fattura elettronica al cliente
Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.
Nota bene: poiché il SdI opera come un “postino”, è necessario che nel compilare i dati del cliente si inserisca in fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente (che può essere un “Codice Destinatario” alfanumerico di 7 cifre oppure un indirizzo PEC), altrimenti il “postino” non saprebbe dove recapitare la fattura.
Nota Bene: l’operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure può farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
Il sistema (SdI) accetta le fatture elettroniche di un operatore IVA anche da una PEC o un canale telematico (FTP o Web Service) non direttamente gestitodall’operatore stesso.
Si ribadisce che per inviare correttamente una fattura elettronica è indispensabile cheal suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato alfornitore. Tale indirizzo potrà solo essere:
un indirizzo PEC, in tal caso occorrerà compilare il campo della fattura “Codice
Destinatario” con il valore “0000000” (sette volte zero) e il campo “PEC Destinatario” con l’indirizzo PEC comunicato dal cliente
un codice alfanumerico di 7 cifre, in tal caso occorrerà compilare solo il campodella fattura “Codice Destinatario” con il codice comunicato dal cliente.
Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale ovvero un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000” ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata al SdI comunicandogli anche che potrà consultare e scaricarel’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenziadelle Entrate. Per gli operatori Iva tale area è quella denominata “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura
Come anticipato, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.
QUALI CONTROLLI ESEGUE IL SDI SULLA FATTURA ELETTRONICA?
verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), cioè – in generale – gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato,l’imponibile, l’aliquota e l’Iva
verifica che i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»
verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (adesempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).
Nota bene: per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma.
Il SdI controlla inoltre che il file della stessa fattura elettronica non sia stato già inviato (duplicato).
Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronicaall’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta laconsegna.
Se la fattura elettronica è stata scartata dal SdI occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al SdI il file della fattura corretta.
Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio?
Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario) e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzotelematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura.
Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.
Per rendere più sicuro questo delicato passaggio oltre che più rapido, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono:
1) registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove desideranoricevere di default tutte le loro fatture
2) generare e portare con se un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti idati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al SdI.
Come si conservano le fatture elettroniche
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono molti ad esempio, l'eliminazione dei costi diretti come toner carta e luoghi di conservazione, l' eliminazione del rischio di distruzione o perdita dei documenti, l'abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione.
Vi consiglio di consultare il sito dell'agenzia delle entrate per ottenere tutte le informazioni dettagliate in merito al nuovo obbligo fi fatturazione elettronica.
Per ulteriori chiarimenti contattateci:
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